Mitarbeiterversammlung online – geht das gut?
Videokonferenz statt großer Saal: 150 Menschen und die Digitalisierung
Ich bin bei den Osterholzer Stadtwerken für die Unternehmensentwicklung verantwortlich. Meine Aufgabe ist es unter anderem, die Digitalisierung bei uns voranzutreiben. Wo immer agile Werkzeuge und innovative Tools unsere Zusammenarbeit erleichtern können, setze ich mich bei unseren Führungskräften und Mitarbeitern dafür ein. Dr. Björn Fiedler und sein Team begleiten mich dabei. Als mitten in der Corona-Zeit unsere Mitarbeiterversammlung stattfinden sollte, war die Frage: Wie kriegen wir das in zwei Wochen hin? Gemeinsam mit Björn überzeugte ich unsere IT, die Versammlung für 150 Mitarbeiter Remote per Zoom zu organisieren.
Vom Widerstand zur Durchführung: Hindernisse und Best Practice
Zunächst gab es viel Gegenwind: Wie sollten wir allen Mitarbeitern die Remote-Teilnahme ermöglichen? Die Hürden und Aufgaben schienen gewaltig:
- Nur wenige Kollegen hatten einen geeigneten Arbeits-PC mit Webcam.
- Die Bandbreite am Standort war an der Unterkante für unser Vorhaben.
- Unsere eigenen Datenschutzvorgaben drohten uns einen Strich durch die Rechnung zu machen.
- Die IT-Abteilung konnte unmöglich 150 Mitarbeiter innerhalb einer Woche in Zoom schulen und Tickets mit Fragen zu Einwahl und Technik beantworten.
- Wie sollten wir die sieben Speaker mit ihren Präsentationen für Zoom vorbereiten?
- Welchen Support würde unser langjähriger, interner Moderator für den Wechsel zur Online-Moderation benötigen?
- Was würde der Betriebsrat sagen?
Gleichzeitig war das Ziel verlockend: wenn das gelingen würde, könnten wir eine völlig neue Akzeptanz für Videokonferenzen und Remotemeetings im Unternehmen erlangen. Bislang nutzten wir ausschließlich GoToMeeting mit sehr gemischten Meetingerlebnissen.
Zoom-Coachings für alle Mitarbeiter
Um alle Herausforderungen zu adressieren, führten wir mit Fiedler & Partner einen zweistündigen Remote-Konzeptionsworkshop durch. Unsere IT-Abteilung sollte vollkommen von den Vorbereitungen entlastet werden. Deshalb übernahmen André und Christian von Fiedler & Partner das Online-Coaching aller Mitarbeiter in Zoom. Dazu konnten sich die Mitarbeiter in halbstündige Zeitslots eintragen. Maximal 10 Personen gleichzeitig wurden dann per Zoom mit den Grundfunktionen und Meetingsregeln vertraut gemacht. Der teilweise starke Widerstand gegen die Nutzung der neuen Technik wurde so auf spielerische Art und Weise in Vorfreude auf die tatsächliche Veranstaltung umgewandelt. Der gesamte Prozess gelang innerhalb von nur sieben Werktagen.
Firma
Osterholzer Stadtwerke GmbH & Co. KG
Branche
Energieversorger
Erfolgsgeschichte zum Thema
Agiles ArbeitenAuftrittskompetenzChangekommunikationDigitalisierungEnergieversorgungsbrancheFührungskräftecoachingGroßgruppen ModerationKommunikationMitarbeiterbindungMitarbeiterversammlungMitarbeiterzufriedenheitOnline-CoachingOnline-WorkshopPräsentationscoachingWeb-Coaching
Zuhören, Angst nehmen und alle richtig gut vorbereiten – das ist für mich der Schlüssel zu erfolgreicher Digitalisierung. Danke für die hervorragende Begleitung und Durchführung.
Heide Oberbeck, Leiterin Unternehmensentwicklung der Osterholzer Stadtwerke
Teilnahme von Zuhause mit eigenem Handy oder Notebook
Das Bandbreitenproblem lösten wir, indem wir in Abstimmung mit dem Betriebsrat allen Mitarbeitern einen Zugang von Zuhause via eigenem Handy oder Notebook ermöglichten. So umschifften wir auch das Problem, für alle Mitarbeiter webkonferenzfähige Computer anschaffen zu müssen. Die Datenschutzvorgaben wurden durch eine gerade noch rechtzeitig erschienene Zoom Sicherheitsaktualisierung eingehalten.
Online-Coaching für Führungskräfte, die Speaker und den Moderator
Die anfänglich starke Skepsis bei einigen Führungskräften gegen die neue Technologie konnte durch Telefoncoachings beseitigt werden. Innerhalb von einer Woche wurde dadurch eine hohe Teilnahmebereitschaft erzeugt. Die Speaker wurden in eigenen Remote-Coachings auf ihre Online-Präsentationen vorbereitet. So klappten später Aufgaben wie das Bildschirmteilen reibungslos und der Moderator lief zu Höchstform auf. Ein von Fiedler & Partner eingespieltes Video des Aufsichtsratsvorsitzenden rundete die Sache ab.
Reibungsloser Ablauf dank technischer Moderatoren
Vier technische Moderatoren von Fiedler & Partner hosteten und begleiteten die Veranstaltung, um technische Probleme live zu lösen. Außerdem präparierten sie Publikumsfragen für unseren Moderator. Der wiederum wurde während der Veranstaltung vor Ort von Coach Christian Neuhof unterstützt.
Mehr Teilnehmer und Beteiligung als bei den echten Events
Am Ende war unsere erste Remote-Mitarbeiterversammlung ein voller Erfolg. Sowohl aus Sicht meines Geschäftsführers, des Moderators, der Präsentierenden, der IT-Abteilung und des Betriebsrates. Vor allem aber für die Mitarbeiter: mit 114 Kollegen haben wir einen neuen Teilnahmerekord aufgestellt. Erstmalig nutzten auch viele Teilzeitbeschäftigte die Möglichkeit, einfach von zu Hause und ohne Anreise teilzunehmen. Außerdem gab es mehr Interaktion und Fragen, als in den letzten Jahren. Offensichtlich führt die Möglichkeit, niedrigschwellig per Chat zu fragen und zu kommentieren zu mehr Beteiligung. Technisch lief alles rund. Es ist schon erstaunlich, über hundert Kolleginnen und Kollegen zuhause begrüßen zu können und stabile Videofeeds von allen zu haben. Bei einem der Präsentierenden war die Netzverbindung von zu Hause zu schwach, doch unser Moderator löste das elegant.
Treiber für unsere Digitalisierung und Agilisierung
Am meisten gefreut hat mich aber, dass Remote-Konferenzen und digitale Meetings jetzt auf breitere Akzeptanz stoßen. Im Anschluss wurde ich von einer Führungskraft gefragt, ob sie Ihren Bereich mit verschiedenen Standorten nicht remote aufstellen kann. Dabei werde ich sie tatkräftig mit Hilfe von Fiedler & Partner unterstützen.
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Der virtuelle Coachingraum von Fiedler & Partner im Internet war für mich eine völlig neue Erfahrung, aber steht einem persönlichem Treffen in nichts nach. Besonders die praxisbezogenen Hilfestellungen von Dr. Björn Fiedler haben mir bei der Entwicklung neuer Führungsaufgaben die nötige Sicherheit gegeben und mir meinen Standpunkt im Unternehmen verdeutlicht.
Ich kümmere mich als Führungskraft bei der GFBio e.V. um den Aufbau von nationalen Infrastrukturen für Forschungsdatenmanagement im Bereich Biodiversität, Ökologie und Umweltwissenschaften. Mit meinem schnell wachsenden, agilen Team entwickeln wir Software- und Datenlösungen, die unter anderem dazu dienen, wertvolle Daten langfristig zu archivieren und wiederverwendbar zu halten.
Als Leiterin des Kunden- und Produktmanagements im Qualitätswesen bei Arcelor Mittal Bremen stand ich vor der Aufgabe, zwei bislang getrennte Teams zu einem Bereich zusammenzuführen. Meine Zielvorstellung war, dass das neue Team agil und selbstorganisiert arbeitet, gemeinsam Verantwortung übernimmt, sich gegenseitig unterstützt und komplexe Entscheidungen selbstständig trifft. Die Rahmenbedingungen waren herausfordernd, da die Mitarbeitenden bislang eine klassisch-hierarchische Arbeitsweise gewohnt waren.